働く上で絶対大事なたった１つのことの話。
こんにちは。よぷぷです。
GWも終わり、今年から働き出した方はそろそろ１人立ちをされているのではないでしょうか？
今まで、ほぼ先輩の影のような感じで働けていて、分からないことはすぐに聞ける（後で怒られるかもしれない）環境が少しずつ変化していっている。
このように感じている方にお伝えしたいことが１つだけあります。
何よりもスケジュール化できるか
私も、今年で社会人生活7年目に突入し、職場では中堅の扱いをされ、社会の中では若手と呼ばれ、普段のチームではリーダーという立場でボス的なポジションを得ています。
今年も私よりも若い方と仕事ができているのですが、だいたいまずはタイトルの話に行き着きます。
依頼、調査、現地訪問や果は事務作業まで細かな業務によって仕事が成り立っていることは、多くの方が知っています。
問題はそれらをスケジュール化できるか？
簡単にイメージを作るなら、Google Calendarに落とし込めるかどうかまで段取りを決めることができていればOKということです。
手帳ではなく、デジタル勝負ができていることが重要
前身のブログにはなりますが、私は未確定情報は手帳へ、確定した情報はデジタル管理しています。
現実には、意外とこれができない方が多いのです。
理由は簡単で、デジタルは手帳と異なり自由度が低いです。
手帳なら、月間スケジュールにおおまかに予定を書いておいて、前日や当日に時間を確定するということも可能です。
しかし、デジタルはそうもうまく対応してくれません。
予定を入力するときに、時刻の入力を要求されます。
すると、何をすべきかイメージをできている方は、スムーズにおおまかな時刻を記入することができます。
逆に全体像がつかめていない方は、全ての予定を「終日」設定で入力せざるを得ません。
時刻の入力をすることで、いまやっている業務がどれほど遅れているのか、まだ自分の時間の見積もりはどこが甘い傾向にあるのか、PDCAを回すことが容易になります。
そして、スーパーな方は当日仕事の傍ら、スケジュールを頭に入れて、時にはそれを組み替えながら仕事をされています。
しかし、私はそんなスーパーな人間ではありません！なれたら良いのですが、それは今なっているわけではありません。
ですので、先にスケジュール化し、時間の設定が必要なのです。
結果として、予め必要な時間を把握するということは、絶対に取り返せない「時間」というリソースを無駄にすることを予防できます。
具体的に考えてみましょう
やや抽象的に記載してしまったので、ただの小言のようになってしまいました。笑
少し日常の業務で考えてみましょう。
例えば、明日の予定が全て終日設定で「事務処理」「アポ取り」「訪問」となっていたらどうでしょうか。
恐らく、「訪問」を優先し、空いた時間で「事務処理」と「アポ取り」をすることになりませんか？
そして、特に若手の方であるあるなのが、「ちょっとこれもやっておいて」の一言です。
結局割り込み仕事をやっていると、「事務処理」が後回しになって、気づけば事務処理の山が目の前を占領している。。なんてことになっていませんか？
恥ずかしながら、私は事務処理山脈をよく築いていました
結局、必要な時間を管理できていないせいで、割り込み仕事の対応だけで仕事しているつもりになっていることに気づくことが遅れてしまいます。
逆に、事前に時刻を入力していると割り込み仕事がきても、「これは1時間あれば、確実に終わる。でも、9:00～9:30までデータ入力の時間にしていて、やらないと、明日のアポに間に合わなくなる。この後少し時間に余裕がありそうだから、9:15までやって15分の分は10:30から取り組もう。」といった具合に、柔軟に対応できます。
是非スケジュール化をしていってください
結局、「仕事はアポが全て」と岩瀬大輔さんの言葉がしっくりくる話です。
訪問に関するアポは皆とるのに、それ以外のアポを取らないという不思議に気づいたときから、スケジュール化を徹底して行うことで、時間にゆとりを持つことができるようになっていきました。
ちなみにですが、全体像を理解した上で、スケジュールを決めれるようになるためには、業務を小さく理解していくことが必要です。
それができるようになれば、例であったようなスケジュールの組み替えは簡単にできるようになります。
